Raportowanie zgodności bez chaosu
Rozmawiamy z ekspertem ds. automatyzacji o tym, jak firmy z regionu częstochowskiego radzą sobie z rosnącymi wymaganiami regulacyjnymi - i gdzie najczęściej pojawiają się problemy.
Pełna rozmowa
Skąd najczęściej biorą się błędy w raportach zgodności, które trafiają do Ciebie?
Zdecydowana większość przypadków to ten sam schemat: dane z systemu kadrowego, systemu sprzedaży i arkuszy Excela są łączone ręcznie przez jedną osobę, zwykle tuż przed terminem. Przy kilkudziesięciu pozycjach do sprawdzenia błąd jest kwestią czasu, nie umiejętności. Firmy, z którymi pracuję, często mają dobrą znajomość przepisów - brakuje im narzędzia, które zbierze dane automatycznie i zasygnalizuje rozbieżność zanim raport trafi do urzędu.
Czy każda firma potrzebuje automatyzacji, czy są przypadki, gdzie ręczny proces jest wystarczający?
Jeśli firma składa jeden raport na kwartał i ma do tego trzy źródła danych - ręczny proces może działać sprawnie. Automatyzacja zaczyna mieć sens, gdy raportów jest kilka miesięcznie, dane pochodzą z różnych systemów albo gdy jedna osoba obsługuje zgodność obok innych obowiązków. Wtedy czas poświęcony na zbieranie danych zaczyna być zauważalny w budżecie, nawet jeśli nikt tego wprost nie liczy.
Jak wygląda praca z klientem, który ma dane rozproszone w kilku różnych systemach?
Zaczynam od mapowania - co jest gdzie, kto ma dostęp, w jakim formacie dane są eksportowane. Dopiero po tym etapie wiadomo, czy wystarczy prosty skrypt łączący pliki CSV, czy potrzebna jest integracja przez API. Nie ma jednego szablonu. Dla jednej firmy z Częstochowy wystarczyło połączenie trzech arkuszy i harmonogram automatycznego wysyłania raportu e-mailem. Dla innej konieczne było zbudowanie osobnego panelu z historią zmian. Każde wdrożenie wygląda inaczej.
Co jest najtrudniejsze w pracy z klientami, którzy dopiero zaczynają porządkować procesy zgodności?
Najtrudniejsze jest ustalenie, co tak naprawdę jest wymagane, a co firma robi z przyzwyczajenia. Czasem okazuje się, że połowa raportowanych danych nie jest nigdzie wymagana - ktoś kiedyś zaczął to zbierać i nikt nie sprawdził po co. Porządkowanie tego zajmuje czas, ale bez tego etapu automatyzacja tylko przyspiesza robienie czegoś, co nie jest potrzebne. Dlatego zawsze zaczynam od przeglądu wymagań, nie od pisania kodu.